Oikeus yksityisyyden suojaan, myös työpaikalla, on kaikkien perusoikeus.
Henkilötietojen käsittely työpaikoilla on herättänyt kysymyksiä jäsenistössä. Mitä tietoja työnantaja saa työntekijästään kerätä? Missä määrin työnantaja saa käsitellä esimerkiksi työntekijän terveydentilaan liittyviä tietoja? Entä onko kameravalvonta työpaikalla sallittua?
Oikeus yksityisyyden suojaan, myös työpaikalla, on kaikkien perusoikeus. Yksityisyyden suojan toteuttaminen työelämässä on tasapainottelua työntekijän ja työnantajan intressien välillä. Työnantaja tarvitsee työntekijöidensä henkilötietoja toimintansa mahdollistamiseen ja lain asettamien velvollisuuksiensa täyttämiseen. Työntekijän yksityisyyden suojaan taas kuuluu mahdollisuus vaikuttaa omien henkilötietojensa käsittelyyn ja tulla arvioiduksi oikeiden tietojen perusteella.
Työyhteisöissä on hyvä muistaa, että vaikka lähtökohtaisesti tiedonsaanti perustuu suostumukseen, niin kaikkia tietoja ei saa käsitellä edes lupaan perustuen. Tarpeettomat, vanhentuneet tai väärät tiedot eivät kuulu työnantajan rekistereihin, eikä niihin voi perustaa päätöksiä työntekijää koskien. Tietojen käsittelyn pitää olla suunniteltua ja asianmukaista, ja tietoja saavat käsitellä vain ne henkilöt, joilla on siihen työhön liittyvä tarve
Henkilötietojen käsittelyä työelämässä koskeva erityislaki on laki yksityisyyden suojasta työelämässä, ns. työelämän tietosuojalaki. Lisäksi sääntelyä on muun muassa henkilötietolaissa ja tietoyhteiskuntakaaressa. Työelämän tietosuojalakia sovelletaan työsuhteisiin ja virkasuhteisiin, ja soveltuvin osin myös työnhakijaan.
Kameravalvonnan käyttöönottaminen edellyttää yhteistoimintamenettelyä tai työntekijöiden kuulemista. Kameravalvonnasta pitää olla näkyvä ilmoitus niissä tiloissa, joissa sitä suoritetaan.
Mitä henkilötietoja työnantaja saa käsitellä?
Työelämän tietosuojalain mukaan työnantaja saa käsitellä vain välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Mitään tyhjentävää listaa siitä, mitä tietoja työnantaja saa tallettaa järjestelmiinsä, ei ole, vaan tietojen tarpeellisuus arvioidaan aina tapauskohtaisesti. Työnantaja ei saa käsitellä tarpeettomia tietoja edes työntekijän suostumuksella.
Henkilötietolain mukaan arkaluontoisten henkilötietojen käsittely on pääsääntöisesti kielletty. Arkaluontoisia henkilötietoja ovat esimerkiksi henkilön ammattiliittoon kuulumista, seksuaalista suuntautumista, etnistä alkuperää, uskonnollista vakaumusta ja terveydentilaa koskevat tiedot. Tietoja voidaan kuitenkin tarvittaessa käsitellä suostumuksen perusteella. Arkaluontoiset tiedot tulee poistaa rekisteristä välittömästi, kun perustetta niiden käsittelylle ei enää ole.
Tarpeettomien tietojen käsittelykielto tarkoittaa esimerkiksi työnhakutilanteessa sitä, että työnantajalla ei ole oikeutta tiedustella työhön liittymättömiä henkilötietoja tai esittää tasa-arvolain vastaisia kysymyksiä, joita ovat esimerkiksi raskauteen tai siviilisäätyyn liittyvät kysymykset. Työnhakijan ei siis tarvitse vastata perusteettomiin kysymyksiin, eikä hän saa siitä johtuen tulla syrjityksi työnhaussa.
Mistä tietoja saa kerätä?
Ensisijaisesti henkilötietoja tulee kerätä työntekijältä itseltään. Jos tietoja kerätään muualta, se voidaan lähtökohtaisesti tehdä vain työntekijän suostumuksella. Suostumusta ei kuitenkaan tarvita esimerkiksi, kun kyseessä on työntekijän luotto- tai rikosrekisteritietojen hankkiminen työntekijän luotettavuuden selvittämiseksi. Tällöin työntekijää tulee kuitenkin tiedottaa asiasta etukäteen.
Terveydentilatiedot
Työelämän tietosuojalain mukaan työnantaja saa käsitellä terveydentilatietoja jos se on tarpeen sairausajan palkan tai sairausajan palkkaan rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien suorittamiseksi. Terveydentilatietoja voidaan käsitellä myös sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy. Työntekijä voi myös itse nimenomaisesti haluta työkykyään selvitettävän terveydentilatietojen perusteella.
Terveydentilaa koskevia tietoja pitää säilyttää erillään muista työnantajan keräämistä henkilötiedoista. Kuka tahansa työpaikalla ei ole oikeutettu tarkastelemaan työntekijää koskevia terveydentilatietoja. Henkilöt, jotka työnantaja on nimittänyt tietoja käsittelemään, eivät saa ilmaista tietoja sivullisille ja vaitiolovelvollisuus jatkuu työsuhteen päätyttyäkin.
Sivullisilla tarkoitetaan myös muuta henkilöstöä työpaikalla, jolle tieto terveydentilasta ei ole tarpeellinen. Työyhteisön kesken riittää siis tieto siitä, että työntekijä on poissa töistä, ellei työntekijä itse anna lupaa syyn ilmoittamiseen. Sama pätee myös esimerkiksi tilanteessa, jossa poissaolo johtuu työntekijän lapsen sairastumisesta.
Huumausaineiden käyttöä koskevien tietojen käsittely
Huumausainetestin tulokset ovat arkaluontoisina tietoina käsiteltäviä tietoja. Työnantaja voi työelämän tietosuojalain edellytysten täyttyessä pyytää tehtävään valittua työnhakijaa tai velvoittaa työntekijää esittämään huumetestiä koskevan todistuksen. Oikeus huumetestin tulosten käsittelyyn riippuu lähtökohtaisesti kyseessä olevasta työtehtävästä ja tehtävän vaatimista edellytyksistä. Työsuhteen aikana tehtävä testi edellyttää työnantajan perusteltua epäilyä siitä, että työntekijä on huumausaineiden vaikutuksen alaisena tai että työntekijällä on riippuvuus huumeista.
Huumausainetestin tuloksia saa lisäksi käsitellä vain, mikäli työpaikalla on yhteistoiminnassa laadittu päihdeohjelma. Huumausainetestiä koskevan todistuksen hankkimisesta aiheutuvista kuluista vastaa työnantaja.
Kameravalvonta
Työelämän tietosuojalaissa säädetään kameravalvonnan edellytyksistä. Kameravalvonta työpaikalla on sallittua työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojelemiseksi ja tuotantoprosessien asianmukaisen toiminnan valvomiseksi sekä turvallisuutta, omaisuutta ja tuotantoprosessia vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi. Kameravalvontaa ei lähtökohtaisesti saa valikoiden kohdistaa vain tiettyyn henkilöön eikä suorittaa käymälöissä, pukeutumistiloissa tai muissa vastaavissa tiloissa.
Edellytykset kameravalvonnan kohdistamiseen työntekijöiden työpisteeseen on laissa rajattu tarkasti. Kameravalvonta voidaan kohdistaa tiettyyn työpisteeseen vain työntekijän työhön liittyvän ilmeisen väkivallan uhkan tai hänen turvallisuudelleen tai terveydelleen ilmeisen haitan tai vaaran ehkäisemiseksi tai omaisuuteen kohdistuvien rikosten estämiseksi ja selvittämiseksi. Työntekijä voi myös pyytää kameravalvontaa ja sopia asiasta työnantajan kanssa etujensa ja oikeuksiensa varmistamiseksi.
Kameravalvonnan käyttöönottaminen edellyttää yhteistoimintamenettelyä tai työntekijöiden kuulemista. Kameravalvonnasta pitää olla näkyvä ilmoitus niissä tiloissa, joissa sitä suoritetaan. Kameravalvonnalla saatuja tallenteita ei saa käyttää muuhun tarkoitukseen, kuin mihin valvonta on perustunut. Tallenteita ei lisäksi saa säilyttää pidempään kuin tarpeellista, maksimissaan kuitenkin vuoden.
Työnantajalle kuuluvat sähköpostit
Työntekijä saattaa käyttää työsähköpostiaan myös henkilökohtaiseen viestimiseen ja tämä sähköpostivaihto on luottamuksellista viestintää, johon työnantajan ei tule kajota. Työnantajalla on kuitenkin työelämän tietosuojalaissa määriteltyjen edellytysten täyttyessä oikeus hakea ja avata työntekijän työsähköpostista työnantajalle kuuluvia viestejä. Lainsäädännöllä turvataan työntekijän luottamuksellisten sähköpostiviestien salaisuus, mutta myös työnantajan mahdollisuus saada käyttöönsä toiminnan jatkumisen kannalta välttämättömät viestit työntekijän estyneenä ollessa. Työnantajan pitää ennen viestien hakemista ja avaamista huolehtia huolellisuusvelvoitteestaan ja näin pyrkiä, että tarvetta sähköpostien avaamiseen ei ensisijaisesti syntyisi.
Velvoitteen täyttämiseksi työnantajan pitää toteuttaa jokin seuraavista toimenpiteistä:
1) työntekijä voi automaattisen vastaustoiminnon avulla ilmoittaa viestin lähettäjälle poissaolostaan ja sen kestosta sekä tiedon henkilöstä, joka hoitaa poissa olevalle työntekijälle kuuluvia tehtäviä
2) työntekijä voi ohjata viestit toiselle henkilölle tai toiseen osoitteeseen
3) työntekijän suostumuksella hänen poissa ollessa toinen henkilö voi ottaa vastaan työntekijälle lähetetyt viestit sen selvittämiseksi, onko viesti selvästi tarkoitettu työnantajalle työtehtävien hoitamiseksi ja sellainen, josta työnantajan on välttämätöntä saada tieto.
Huolellisuusvelvoitteensa täytettyään, työnantajalla on työntekijän estyneenä ollessa oikeus selvittää viestin otsikkokentän tai lähettäjän tunnistamistietojen perusteella, onko työntekijän sähköpostissa työnantajalle kuuluvia viestejä. Tarkastelu rajoittuu työntekijän poissa ollessa tai välittömästi ennen poissaoloa lähetettyihin viesteihin. Edellytyksenä on, että työnantajan on välttämätön saada tieto esimerkiksi neuvottelujen loppuun saattamiseksi tai muutoin toiminnan turvaamiseksi.
Lisäksi edellytetään seuraavien lisäkriteerien täyttymistä:
1) työntekijä hoitaa tehtäviä itsenäisesti työnantajan lukuun;
2) on ilmeistä, että työnantajalle kuuluvia viestejä on lähetetty tai vastaanotettu;
3) työntekijä on estynyt tilapäisesti suorittamasta työtehtäviään eikä työnantajalle kuuluvia viestejä saada työnantajan käyttöön; ja
4) työntekijän suostumusta ei voida saada kohtuullisessa ajassa ja asian selvittäminen ei kestä viivytystä.
Sähköpostiviestien esille hakemisen jälkeen viestin saa avata vain jos on ilmeistä, että se selvästi kuuluu työnantajalle ja tiedon saaminen viestistä on välttämätöntä. Lisäksi edellytetään, että viestin lähettäjään tai vastaanottajaan ei saada yhteyttä, jotta viestin sisältö voitaisiin selvittää tai lähettää työnantajalle. Työnantaja saa avata ainoastaan selvästi työnantajalle kuuluvan viestin. Viestin avaamisesta laaditaan selvitys ja se pitää toimittaa viivytyksettä työntekijälle. Myös viestin hakemisesta, joka ei johda viestin avaamiseen, laaditaan selvitys työntekijälle. Sähköpostien käsittelyä koskee vaatimus yhteistoimintamenettelyistä.
Seuraamukset
Työnantaja voi joutua henkilötietojen lainvastaisesta käsittelystä rikosoikeudelliseen vastuuseen.
Voimaan tullutta EU:n tietosuoja-asetusta sovelletaan 25.5.2018 alkaen. Asetus tuo mukanaan muutoksia henkilötietojen käsittelyyn.
Sinikka Strömmer
Sinikka Strömmer on oikeustieteen korkeakouluharjoittelijana Temessä keväällä 2017.
