Lahden kaupunginteatterin tuottajan, Marjo Lepän, artikkeli pohjautuu hänen Master of Science in Events Management -tutkintoonsa liittyvään tutkimusprojektiin. Leeds Beckett Universityyn tehdyn lopputyön aihe on Tuotannon hallinta suomalaisessa repertuaariteatterissa: tiedon johtamisen ja viestinnän tasot (Operations management in Finnish repertory theatre: layers of knowledge management and communication).
Teatterintuotannon ytimessä on taiteellinen työskentely ja taiteellinen prosessi. Niiden kanssa rinnakkain kulkevat myös operatiivinen toiminta sekä tuotantoprosessi, joissa teatterituotannon etenemistä koordinoidaan sekä sovitetaan tiloihin, resursseihin ja aikatauluihin. Repertuaariteatterissa näitä resursseja jakavat useampi päällekkäinen tuotanto, joiden tuotantoprosessit vaikuttavat toisiinsa.
Tutkimuksessani korostuu erityisesti, että teatteriproduktion tuotannossa taiteellinen ja operatiivinen prosessi kulkevat rinta rinnan ja jatkuvasti toisiinsa vaikuttaen. Produktion taiteellinen prosessi määrittelee teoksen, joten se ohjaa operatiivisia prosesseja ja resurssitarpeita. Operatiivinen prosessi puolestaan toimii raamina taiteelliselle prosessille, koska siihen liittyvää tietämystä ja tietoa tarvitaan taiteellisten ratkaisujen muuntamiseksi valmiiksi esitykseksi. Tämä tietämys (knowledge) pitää sisällään muun muassa eri alojen ammatillisen osaamisen, hiljaisen tiedon, kokemuksen kautta luodut työskentelymallit ja toimintamallit. Tieto (information) taas kattaa esim. harjoitusaikataulut, roolitukset, tilavaraukset, muistiot, tuotantoprosessin deadlinet ja työlistat.
Produktio vaatii runsasta keskustelua
Teatteriproduktion tekemiseen kuuluu päivittäinen taiteellinen ja tuotannollinen keskustelu, pohdinta, palaveeraaminen ja päätöksenteko. Ne tapahtuvat käytävillä, näyttämöillä, erilaisissa tuotanto- ja suunnittelukokouksissa, harjoituksissa, kulisseissa ja kahvipöydissä. Tarve jakaa, luoda, käsitellä ja soveltaa tietämystä ja osaamista on koko ajan läsnä riippumatta teatteriproduktion koosta tai luonteesta. Koska teatteriproduktio vahvasti perustuu tiedon ja tietämyksen jakamiseen, kysymyksiksi nousee: Mitä tietoa ja tietämystä teatteriesityksen tuotantoprosessiin liittyy ja miten sitä jaetaan? Keiden pitää erilaisissa päätöksentekotilanteissa olla mukana keskustelussa? Miten varmistetaan, että taiteelliset ratkaisut on mahdollista toteuttaa ja päätökset tehdä silloin kun kyseinen tieto toteutuksen kannalta tarvitaan? Entä kun kaksi eri tuotantoa vaikuttaa repertuaarissa toisiinsa?
Edellä esitettyihin kysymyksiin näkökulmia saadakseni toteutin osana maisteriopintojani tutkimusprojektin, joka keskittyi tietämyksen ja tiedon hallintaan teatterituotannon operatiivisessa prosessissa. Tutkimusta varten haastattelin eri ammattikuntien edustajia Lahden kaupunginteatterilta. Lisäksi tutkimuksessa hyödynnettiin kansainvälisen tapahtumatuotannon, tuotannon johtamisen ja tietojohtamisen aikaisempaa tutkimusta.
Tietoa ja tietämystä usealla tasolla
”Operatiivinen tietämyksen ja tiedon hallinta mahdollistaa teatterituotannossa sen, että taiteelliset suunnitelmat saadaan muunnettua valmiiksi esitykseksi.”
Tutkimuksessa nousi esille kolme tietämykseen ja tietoon linkittyvää tasoa tuotantoprosessissa: operatiivisen tietämyksen luominen, tietämyksen jakaminen sekä tiedon hallinta ja kulku. Lisäksi repertuaariteatterin toimintaympäristö tarjoaa paljon mahdollisuuksia tietämyksen siirtoon produktioiden välillä.
Teatterituotannon operatiivisessa prosessissa ensimmäinen tarve on sopia, miten taiteellisen prosessin luomat suunnitelmat voidaan käytännössä toteuttaa. Tämä vaatii teatterin eri ammattikuntien tietämyksen, osaamisen, hiljaisen tiedon ja kokemuksen yhdistämistä. Näissä keskusteluissa luodaan esimerkiksi lavastusmallin, ohjaussuunnitelman tai pukuluonnosten pohjalta ratkaisut, päätökset ja suunnitelmat käytännön toteutuksesta. Tärkeää on, että tässä operatiivisen tietämyksen luomisessa (Operational knowledge creation) ovat mukana kaikki kyseisiin ratkaisuihin linkittyvät tahot ja ammattiryhmät.
Yhdessä luotu ymmärrys, ratkaisu tai suunnitelma ei kuitenkaan itsessään vielä riitä, vaan käytännön toteutus vaatii jatkuvaa yhteistyön koordinointia ja kommunikaatiota eri osastojen ja ammattikuntien kesken. Tämän operatiivisen tietämyksen jakamisen (Operational knowledge sharing) tavoitteena on varmistaa, että kaikilla produktiossa mukana olevilla olisi koko ajan oman työn tekemisen kannalta tarvittava tietämys muiden ammattiryhmien työskentelystä. Tässä prosessissa on tärkeää tunnistaa eri tiimien työskentelyn linkittyminen, jolloin kaikki saavat tiedon muutoksista ja voivat reagoida niihin. Lisäksi on tärkeää koordinoida eri ammattikuntien tarpeiden yhteensovittamisen aiheuttamat kompromissit, priorisoinnit sekä varmistaa päätöksenteon ajoitus, mikä vaikuttaa työn tehokkuuteen.
Tiedon hallinta ja kulku sekä tietämyksen siirto suunnittelun raameina
Kolmas teatterituotannon operatiiviseen prosessiin linkittyvä taso on tiedon hallinta ja kulku (Information management). Aikataulut, tuotantomuistiot ja muut toimintaympäristöön liittyvät tiedot toimivat taiteellisen ja tuotannollisen suunnittelun raameina. Samaan aikaan tämä suunnittelun perustana toimiva tieto on myös jatkuvassa muutoksessa. Siihen vaikuttavat esimerkiksi operatiivisen toteutuksen eteneminen, taiteellisten ratkaisujen muutokset sekä repertuaarin toisista tuotannoista johtuvat vaikutukset. Teatterituotannossa täytyy siis varmistaa, että viimeisin ajantasainen tieto esimerkiksi aikatauluista ja harjoituslistoista on kaikkien produktiossa mukana olevien saatavilla.
Neljäntenä, erityisesti repertuaariteatterin tuotantomallin ja vakituisen henkilökunnan mahdollistamana tasona, on tietämyksen ja tiedon siirto tuotantojen välillä. Tämän operatiivisen tietämyksen siirron (Operational knowledge transfer) tavoitteena on se, että produktiossa hyviksi havaitut käytännöt saadaan siirrettyä muiden produktioiden tuotantoprosesseihin ja toisaalta estetään mahdollisten haasteiden uusiutuminen. Operatiivista tietämystä on mahdollista siirtää henkilöiden ja ammattiryhmien mukana, yhteistyön kautta, produktiokohtaisen arviointikeskustelun ja prosessin purun kautta sekä kehittäen organisaation tuotantoprosessia.
Taiteellinen ja operatiivinen prosessi käyvät jatkuvaa vuoropuhelua
”Tuotantoprosessin koordinointi vaatii samaan aikaan oikea-aikaista päätöksentekoa tuotannon etenemisen varmistamiseksi sekä joustavuutta taiteellisen prosessin tuomiin muutoksiin reagoimiseksi.”
Operatiivisen tietämyksen ja tiedon hallinta mahdollistaa teatterituotannossa sen, että suunnitelmat saadaan muunnettua valmiiksi esitykseksi. Jokainen teatteriesitys on täynnä moninaisia taiteellisen prosessin tuottamia osa-alueita ja yksityiskohtia, joiden toteutus vaatii:
- toimivan toteutusratkaisun sopimisen (tietämyksen luominen)
- ratkaisun käytännön toteutuksen koordinoimisen (tietämyksen jakaminen)
- ajantasaisen tiedonkulun varmistamisen (aikataulut, muistiot jne.) (tiedon hallinta ja kulku)
Lisäksi taiteellisen prosessin tuomat muutokset luovat jatkuvan tarpeen jo tehtyjen päätösten uudelleen arvioimiseen, uuden operatiivisen tietämyksen luomiseen ja uusien ratkaisujen linkittämiseen käytännön toteutukseen. Teatterin arjessa tämä tarkoittaa sitä, että kaikki tietämyksen hallinnan tasot ovat palavereissa ja keskusteluissa samaan aikaan läsnä.
Teatterin tuotantoprosessin ytimessä on taiteellisen ja operatiivisen prosessin jatkuva vuorovaikutus ja tasapaino. Tuotantoprosessin koordinointi vaatii samaan aikaan oikea-aikaista päätöksentekoa tuotannon etenemisen varmistamiseksi sekä joustavuutta taiteellisen prosessin tuomiin muutoksiin reagoimiseksi. Mitä selkeämmät ja toimivammat operatiivisen tietämyksen ja tiedonhallinnan prosessit ovat, sitä joustavampi, ketterämpi ja tehokkaampi on teatteriproduktion tuotantoprosessi.
Kommentti: Lahden kaupunginteatterin johtaja Ilkka Laasonen
Marjo Lepän tutkimus keskittyi teatterituotannon operatiiviseen prosessiin. Miksi teatteri näki tärkeäksi lähteä mukaan tätä teemaa käsittelevään tutkimukseen?
Teatterissa työskentelevien on tärkeää hahmottaa, mistä kaikesta teatterituotannossa on kyse. Eikä vain yhdestä yksittäisestä tuotannosta, vaan miten hallitaan kokonaisuuksia. Koin tärkeäksi, että asiasta tehdään soveltavaa tutkimusta.
Mikä merkitys tutkimuksen aiheena olleella tietämyksen ja tiedon hallinnalla teatterin tuotantoprosessissa mielestäsi on?
Pystymme selvittämään tuotantojen pullonkauloja ja ennakoimaan paineita aiheuttavat tilanteet. Näin pystymme keskittymään paremmin taiteelliseen prosessiin, jota kaiken tulee palvella. Uskon henkilökunnan hyvinvoinnin lisääntyvän, kun pystymme paremmin ennakoimaan tulevaa.
Nousiko tutkimustuloksista itsellesi uusia näkökulmia tai uutta tietoa?
Se vahvisti käsitystäni tuottajan roolista ja siitä, että monivaiheiset teatteriproduktiot tarvitsevat ”selvityshenkilön”. Tämä rooli on usein langennut käyttöpäälliköille tai tekniselle johtajalle. Tuotantoprosesseihin keskittyvä tuottaja säästää monelta harmilta ja turhalta työltä. Tieto kulkee paremmin ja oikea-aikaisesti osastojen välillä, eikä energiaa kulu turhan murehtimiseen.
Miten tutkimuksen tuloksia ja kehittämisehdotuksia aiotaan hyödyntää teatterin toiminnassa?
Jatkamme vakaasti itse viitoittamallamme tiellä. Kehittämistyö jatkuu em. osa-alueilla. Testaamme oppimaamme tavanomaisesta poikkeaviin projekteihin.
