Keskustelukulttuuri kuntoon hyvän sään aikana

Työyhteisöä vahvistavat keskustelut olisi aloitettava mieluiten hyvän sään aikana, eikä silloin, kun työyhteisö on jo kriisiytynyt. Vahva työyhteisö on sellainen, jossa jokainen saa olla oma itsensä, toimia ryhmän täysivaltaisena jäsenenä ja jossa on avoin keskustelukulttuuri.

Yhteisöllisyyden vahvistaminen työpaikalla on tärkeää kaikilla toimialoilla, mutta erityisesti luovilla aloilla, jossa työtä tehdään sielulla, sydämellä ja koko persoonalla, toteaa luovien alojen työpsykologi ja työnohjaaja Marjukka Laurola. Hän on tehnyt luovien alojen työnohjausta ja tukenut muun muassa teattereita ja orkestereita työpsykologina jo 13 vuoden ajan.

– Jokainen vuorovaikutustilanne ja kohtaaminen voi laajentaa tai sulkea meitä. Joissakin työyhteisöissä ryhmä saa ihmisten potentiaalin esiin, ja silloin voi tapahtua myönteisiä ihmeitä, Laurola kertoo.

Jos työyhteisössä on ilmapiiriongelmia, työpsykologin mukaan ihmiset kapeuttavat itseään, eivätkä halua antaa itsestään parasta. Silloin työyhteisö ei kehity ja työnteko vie voimat.

– Heikon yhteisöllisyyden työpaikassa voi pahimmillaan olla kiusaamista. Työntekijä voi tuntea, ettei häntä arvosteta. Työntekijä voi myös kokea, ettei hän tule kuulluksi eikä nähdyksi.

Keskustelulla ongelmat alta pois

Laurolan mukaan työyhteisössä on kolmenlaista kohtaamisen tilaa.

Operatiivinen tila mielletään yleensä normaaliksi työksi ja palavereiksi, joissa sovitaan aikatauluista, budjetista ja työnjaosta.

Sosiaalinen tila on spontaania kohtaamisen aikaa. Silloin voidaan kysellä kuulumisia tai jutella niitä näitä vaikkapa lemmikin voinnista tai harrastuksista.
– Tällaiset hetket auttavat työryhmän jäseniä kytkeytymään ihmisinä työyhteisöön ja tutustumaan toisiinsa. Se lisää keskinäistä luottamusta.

Reflektiivinen tila on Laurolan mielestä yhteisön vuorovaikutuksen kannalta tärkein ja toisaalta se, joka yhteisöistä usein uupuu. Reflektiivisessä tilassa pysähdytään pohtimaan, mitä työyhteisössä tapahtuu, mitä meille kuuluu ja miltä yhteistyön tekeminen tuntuu. Keskustelu voi sisältää pohdintaa vaikkapa kuluneesta kaudesta ja siitä, missä on onnistuttu, mitä olisi voinut tehdä eri tavalla tai miltä tekeminen ylipäätään tuntui.

– Väitän, että yhteisöllisyys on hyvissä kantimissa niissä ryhmissä, jotka ovat saaneet luotua tällaisen keskustelun tason. Työpalavereiden lisäksi voisi pitää vaikkapa puolen tunnin pohdintatuokion muun muassa aiheesta ”mistä meidän olisi tärkeää puhua”.

Reflektiivisellä tasolla voidaan Laurolan mukaan päästä työyhteisöä kuormittavien ja ilmapiiriä rasittavien ongelmien äärelle jo alkuvaiheessa, ennen kuin tilanne pahenee. Tavoitteena on purkaa kitkaa aiheuttavat ärsytykset heti alta pois, jolloin työyhteisön kommunikaatio pysyy avoimena.

Elävällä palautteella torpataan väärät tulkinnat

On inhimillistä, että teemme tulkintoja kommunikoidessamme. Laurola muistuttaa, että tunteet ovat kokijalleen totta ja siksi ne on otettava vakavasti. Olisi hyvä, jos työyhteisön jäsen tarttuisi tilanteeseen heti tuntiessaan tulleensa loukatuksi.

Hyvä kysymys oman tulkinnan varmistamiseksi on esimerkiksi ”ymmärsinkö oikein, mitä tuolla tarkoitit?”.  Tällainen on Laurolan mukaan esimerkki elävästä palautteesta.
–  Elävässä palautteessa pysähdyn heti ja varmistan, ymmärsinkö oikein. Ikävänä vaihtoehtona on, että asia jää harmittamaan ja siitä jää kasvava jännite minun ja sen toisen välille.

Asiasta keskustellessa toiselle osapuolelle annetaan tilaisuus arvioida omaa ilmaisuaan uudelleen ja vaikkapa pyytää anteeksi. Tilanne saadaan pois päiväjärjestyksestä.

Kuollut palaute tarkoittaa tilaa, jossa kielteinen tunne jää kiristämään henkilökohtaisia välejä. Ne voivat jäädä kytemään ja kasvamaan jopa vuosikausiksi, kunnes tunteet saattavat purkautua räjähtämällä.
– Näin voi käydä esimerkiksi parisuhteessa, mutta myös töissä.

Lyhyetkin tapaamiset riittävät

Reflektiivisen tilan luomiseen kannattaa Laurolan mukaan satsata erityisesti uuden projektin tai tuotannon alkuvaiheessa. Työyhteisön jäsenet oppivat, että heillä on lupa puhua ja että he saavat ottaa tilaa kertoakseen tuntemuksistaan. Myös uuden jäsenen tulo jo olemassa olevaan ryhmään on otollinen vaihe reflektiiviseen tilaan perehdyttämiseen.

– Voi olla, että ensimmäiset kerrat varataan hieman enemmän aikaa ja sen jälkeen reflektiivistä tilaa ylläpidetään lyhyemmillä hetkillä, Laurola ehdottaa.

Reflektiivinen tila ei kuitenkaan ole vain ikävien ja yhteisöä rasittavien aiheiden käsittelyä. Myönteisen palautteen antaminen on luonnollisesti sekin tärkeää, sillä se luo parempaa työilmapiiriä, vahvistaa yhteisöllisyyttä ja parantaa työn tulosta.

Psykologinen turvallisuus rakentaa luovuutta

Turhista henkisistä painolasteista vapaassa yhteisössä koetaan myös psykologista turvallisuutta, minkä turvin ryhmän jäsenet uskaltavat olla luovia.

Laurola kertoo esimerkin hakukoneyhtiö Googlesta, jossa uskottiin, että huipputiimi koostuu huippuyksilöistä. Yhtiö oli hieman väärässä.

– Tutkimuksissa selvisi, että huipputiimin merkittävin tekijä oli psykologinen turvallisuus. Tiimin jäsenillä oli tunne siitä, että tässä ryhmässä voin olla oma itseni, voin ottaa riskejä, eikä minua rangaista, jos teen virheen.

Laurolan mukaan psykologista turvallisuutta vahvistetaan reflektiivisellä tilalla ja arkisella hyväntahtoisuudella. Hyväntahtoinen yhteisö on vahva ja se kestää pienet ristiriidatkin.

– Kuuntelu on hyvä tapa rakentaa luottamusta ja turvallisuutta, Laurola muistuttaa.

Hän toteaa, että oletamme lähtökohtaisesti hyviä asioita toisesta ihmisestä. Jos luottamus toiseen menetetään, alamme Laurolan mukaan tiedostamattamme tulkitsemaan, että toisella on aina ketunhäntä kainalossa.

Myötäiloa ja myötäylpeyttä onnistumisesta

Keskusteluiden olisi hyvä pysyä dialogina eli vuoropuheluna.
– On eri asia, jalostetaanko keskustelua kaikkien jäsenten osallistumisella vai pitääkö jokainen oman monologinsa.

Suhtautuminen yhteisön muihin jäseniin voi olla vaihtelevaa ja toisinaan epäreilua: Pekan puhetta kuunnellaan korvat hörössä ja kommentoidaan, mutta Matin puheenvuoroa kukaan ei edes tunnu kuuntelevan. Kaikki kuitenkin ansaitsevat tulla kuulluksi. Se luo osaltaan turvallisuuden tunnetta.

Virheiden salliminen luo myös turvallisuutta. Vanhoista virheistä muistuttaminen puolestaan ei.

– Esiintyvälle taiteilijalle virheet ovat todella vaikeita paikkoja, sillä he ovat usein itsekriittisiä ja vaativia. Kenenkään asema ei nouse toista alentamalla eikä toisen onnistuminen ole itseltä pois. Hyvässä yhteisössä koetaan myötäiloa ja myötäylpeyttä jäsenen onnistumisesta, Laurola tähdentää.

Palaute tärkeää myös huonosti käyttäytyvälle

Voimakkaasti hyökkäävä käytös syö yhteisöllisyyttä, sillä toiset ryhtyvät varomaan uhkaavaa työtoveriaan.
– Luovilla aloilla tuollaista käytöstä on valitettavasti vieläkin. Aggressiiviseen käytökseen tulee aina puuttua esihenkilövetoisesti, Laurola sanoo.

Hän tietää, että aggressiivista käytöstä saatetaan käyttää metodina, jolla yritetään saada työryhmän jäsenistä kaikki irti.

– Toiset menevät lukkoon esimerkiksi huutamisesta. Toiset nauttivat, että joku ruoskii henkisesti. Mutta lähtökohtaisesti suurin osa hyötyy turvallisuudentunteesta.

Myös huonosti käyttäytyvän henkilön olisi tärkeää saada palautetta. Jos kukaan ei kerro esimerkiksi hyökkäävästi käyttäytyvälle henkilölle, miten hänen sanansa tai käytöksensä vaikuttaa työyhteisöön, häneltä evätään mahdollisuus muutokseen ja kehittymiseen.

– Eräässä kaupunkiorganisaatiossa hankala ihminen oli siirretty eri tiimiin neljä kertaa vuoden sisällä. Hänen kanssaan ei koskaan ollut keskusteltu, miksi, Laurola kummastelee.

Kenen kanssa haluat kasvaa

Suuri osa työyhteisön ilmapiirin muodostumisesta sälytetään usein esihenkilölle tai siinä asemassa toimivalle. Laurola muistuttaa, että myös luovilla aloilla on menty kohti yhteisöohjautuvuutta, yhdessä tekemistä.

– Esihenkilöitä tarvitaan edelleen, mutta heidän roolinsa on muuttunut. He luovat tilaa erilaisille keskusteluille, fasilitoivat niitä ja tukevat tiimiä yhteisissä tavoitteissa.

Esihenkilön on hankalaa ottaa kantaa sellaisiin tilanteisiin, joissa hän itse ei ole ollut mukana. Siksi Laurola kannustaa, että vuorovaikutuksen häiriöt perattaisiin lähtökohtaisesti niiden henkilöiden kesken, jotka ovat olleet läsnä kyseisessä tilanteessa.

– Jos tilanne ei keskustelulla aukea, sitten esihenkilön tulee auttaa, Laurola sanoo.

Konfliktin perkaaminen vaatii rohkeutta, jos vastapuolen reagointi jännittää. Laurola ehdottaa keskustelun harjoittelemista henkilön kanssa, jonka kokee turvalliseksi.

– Pohdi, kenen kanssa haluaisit kasvaa ja keneltä haluaisit oppia. Sellaisen henkilön kanssa voi harjoitella palautteen antamista.

Lähtökohtaisesti olisi hyvä rauhoittaa tunteensa ennen keskustelua. Jos kohtaaminen jännittää, aina voi pyytää apua vaikkapa esihenkilöltä. Lähtökohtana on, ettei kumpikaan keskusteluosapuolista menettäisi kasvojaan.