Läntinen tanssin aluekeskus (LTA) on yksi kuudesta tanssin aluekeskuksesta. Aluekeskusten toiminnan tavoitteina ovat toimialan kehittäminen, tanssin saatavuuden ja saavutettavuuden alueellinen ja sosiaalinen edistäminen, sekä tanssitaiteilijoiden työllisyyden parantaminen.
Kansainvälinen yhteistyö oli LTAn strateginen teema vuonna 2019, jolloin yhteistyössä Tanssin tiedotuskeskuksen kanssa toteutettiin Keđja presents: STRETCH 2019 Turku-tapahtuma. Tapahtuma kokosi Turkuun 250 alan ammattilaista yhdestätoista eri maasta. Aluekeskus on kuulunut 2017 lähtien pohjoismaisbalttilaiseen Keđja-verkostoon. Kansainvälisestä yhteistyöstä on tullut osa LTAn perustoimintaa.
Kuluvan vuoden aikana LTA on toiminut taustaorganisaationa Iso-Britanniassa ja Kanadassa kiertäneelle The Days-projektille. Iso-Britanniassa esityksiä oli kuudella eri paikkakunnalla kaiken kaikkiaan yhdeksän. Kanadassa esityksiä oli kuusi eri puolilla Brittiläistä Kolumbiaa. Tässä kirjoituksessa LTAn palvelukoordinaattori Essi Erävesi kuvaa kokemuksiaan kansainvälisten esiintymisten tuotannosta The Days-projektin kevään ja kesän kiertueiden osalta.
The Days Project on freelancer-tanssitaiteilijoiden Maria Nurmelan ja Ville Oinosen vuonna 2017 alulle panema, yhdessä englantilaisen koreografin Theo Clinkardin kanssa luotu hanke, joka koostuu nykytanssiteoksesta The Days, sekä erityisesti senioreille suunnatusta nykytanssityöpajojen sarjasta. Kansainvälisen projektin päätavoitteeksi työryhmä asetti korkeatasoisen ja kevytrakenteisen nykytanssiteoksen valmistamisen, jota olisi mahdollista kierrättää niin Suomessa kuin ulkomailla, sekä monipuolisen yleisötyö- ja työpajatoiminnan. Hankkeen tarkoituksena oli ja on edelleen lisätä tanssitaiteen tunnettuutta ja saavutettavuutta alueellisesti, sekä yhteistyötä eri kulttuuritoimijoiden kesken, niin kotimaassa kuin kansainvälisesti. Freelancer-voimin ja valmiiden tuotantorakenteiden ulkopuolella tuotettu The Days-teos sai ensi-iltansa joulukuussa 2018 Porissa Tanssikuu-festivaalilla. Teos on kiertänyt kotimaassa muun muassa Tanssin talon Tanssi kiertää-tuella, sekä ulkomailla kansainvälisiä festivaaleja mm. Sveitsissä, Skotlannissa ja Siperian Novosibirskissä. The Days kutsuttiin vuonna 2022 Iso-Britanniaan ja Kanadan Brittiläiseen Kolumbiaan osana Nordic Bridges-hanketta. Tutustu The Days-projektiin tästä: https://www.thedaysproject.com/
Sain keväällä 2022 toimeksiannon koordinoida The Days-projektin kiertueet Iso-Britanniaan ja Kanadaan. Kansainvälinen toiminta on kiinnostanut minua aina ja olen läpi koko työurani saanut toimia aiheen parissa. Aikaisemmat kokemukseni ovat perustuneet ulkopuolisella rahoituksella toteutettaviin, useamman vuoden mittaisiin kehityshankkeisiin ja konsultaatiotehtäviin. Kiertuetyyppisen toiminnan koordinointi ulkomaille oli minulle täysin uutta.
The Days-projektin työryhmä, Maria Nurmela ja Ville Oinonen yhdessä Theo Clinkardin kanssa olivat valmistelleet kiertuetta ja esityksiä omien kansainvälisten kontaktiensa kanssa jo varsin pitkälle. Mukana valmistelutyössä oli syksyn 2021 myös Pragma Helsingin Nea Granlund. Kaikki olemassa oleva tieto jaettiin minulle yksityiskohtaisesti, mikä helpotti alkuun pääsemisessä merkittävästi. Omaa työtaakkaa kevensi myös heti alkuun se, että Brexitin takia Iso-Britanniaan vaaditut työviisumit olivat työryhmän toimesta huolehdittu kuntoon yhteistyössä Suomen Britannian- ja Irlannin-instituutin kanssa.
Ensimmäinen aikaa vievin vaihe oli saattaa itsensä ajan tasalle tilanteesta ja olemassa olevista tiedoista. Kahlasin englanninkieliset sopimusasiakirjat läpi; mitä kunkin toimijan kanssa ollaan sopimassa ja mihin olemme sitoutumassa. Pisin sopimus oli 34 sivua pitkä. Sopimukset sisälsivät esitysaikataulun lisäksi mm. rakennus – ja harjoitusaikataulun, tilaa koskevat määräykset ja toimintaohjeet sekä esityksen tekniset tiedot mukaan lukien valosuunnitelman. Lisäksi sopimusten ehdoissa oli tarkoin lueteltu mm. COVID19-käytänteitä, työntekijöiden taukoaikataulut, poistumisaikataulu esityksen päätyttyä, markkinointi- ja viestintäohjeet sekä tekijänoikeuksiin liittyvät ehdot.
Tarkistuslistalla olivat mm. venuen työntekijöiden noudattamat tauot, koskisivatko ne myös meitä vai voisiko teatterin lavalla harjoitella henkilöstön taukojen aikana.
The Days-työryhmän kanssa kokoustimme ja listasimme sopimuksiin liittyvät kysymykset ja kohdat, jotka olivat meille epäselviä tai jotka tulisi tarkistaa. Tarkistuslistalla olivat mm. venuen työntekijöiden noudattamat tauot, koskisivatko ne myös meitä vai voisiko teatterin lavalla harjoitella henkilöstön taukojen aikana. Sopimusten läpikäyntiin kului noin kaksi viikkoa aikaa muiden päivittäisten töideni ohessa. Tämän jälkeen oli vuorossa yhteydenotto sopimuskumppaneihin, jotka pääasiassa olivat teattereiden johtajia tai venuen ohjelmasta vastaavia henkilöitä.
En koe tuntevani brittiläistä kulttuuria, mutta vahva käsitys minulla oli siitä, että siihen kuuluu kohteliaisuus ja korrektius. Otin yhteyttä ystävääni, joka on asunut Britteinsaarilla vuosia konsultoidakseni sanamuotoja ja esittäytymiseen sopivia fraaseja. Käytin useamman tunnin sähköpostiviestien kirjoittamiseen ja muotoiluun. Referenssiksi tähän ajankäyttöön mainittakoon, että puhun ja kirjoitan sujuvaa englantia, mutta ensikontaktia ottaessa kieliopillisesti oikein kirjoitettu viesti ei välttämättä ole toimivin. The Days-työryhmä oli saattanut minut jo tutuksi paikallisille kontakteille sähköpostien välityksellä, mutta halusin esitellä itseni henkilökohtaisesti erillisellä viestillä, esitelläkseni itseni kunnolla ja tunnustellakseni alkavaa yhteistyötä. Olisin toki voinut lyhytsanaisena suomalaisena aikaa säästääkseni iskeä pöytään kaikki kysymykset sopimuksista, mutta suoraan asiaan-taktiikka ei toimi hyvänä yhteistyön avauksena, saati esittäytymispuheena.
Luottamuksen rakentamiseen kannattaa panostaa
Itselläni ei ole aiempaa kokemusta kv-toiminnasta esittävän taiteen kentällä, mutta en koe sen haitanneen. Byrokratia on byrokratiaa kaikkialla maailmassa toimialasta riippumatta. Aikaisempi kokemus on toki plussaa, mutta mistä tahansa työstä selviää yleensä tekemällä.
Aivan tyhjästä ei tarvinne lähteä missään kohtaa liikkeelle. Esityksen tilaajataholla on yleensä olemassa oma vakioehtoinen sopimuspohjansa, jota hyödyntäen voidaan rakentaa tapauskohtaiset sopimukset. Toimijoilla on pääsääntöisesti myös olemassa varsin kattavat ohjeistukset tiloissaan toimimiseen. Mikäli tällaisia ohjeita ei jostain syystä ole, kannattaa ne pyytää etukäteen kirjallisena ja varmistaa vielä ennen toimeen ryhtymistä paikan päällä, että on perillä käytännöistä.
Kaikki yhteistyö sujuu luontevasti, kun toimijoiden välillä vallitsee luottamus.
Sopimuksissa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti vakuutusasioihin, tarkistaa mitä oma vakuutus kattaa, kirjata tekijänoikeudelliset asiat selvästi näkyviin kuten myös se, kumpi osapuoli ko. oikeuksista vastaa. Lisäksi tulee selvittää esimerkiksi verotukselliset asiat, matkustusluvat, mahdollisen teknisen kaluston kuljetukseen liittyvät vaatimukset, tai vaikkapa pysäköintiluvan järjestäminen esiintymistilan yhteyteen. Monta asiaa ja kaikki erittäin oleellisia onnistuneen tuotannon kannalta. Matkan varrella voi tulla kaikenlaista pientä yllättävää eteen. Kanadan kiertuetuotannon sivujuonteena tuli esimerkiksi selvitettyä, ettei LTAn toimialueella ole toiminnassa olevaa faxia, jolla asiakirjat olisi (ainoalla hyväksyttävällä tavalla) voinut kohdemaan verottajalle lähettää. Onneksi paikallinen kumppani otti asian hoitaakseen!
Osa sopimusten sisältämistä ehdoista voi olla papereissa vain muodon vuoksi, ilman että kukaan valvoo niiden toteutumista. On hyvä käydä sopimukset kohta kohdalta läpi sopijaosapuolen kanssa ja poistaa irrelevantit kohdat. Näin ei tule sitouduttua sellaiseen mitä ei ehkä edes ymmärrä.
Videopuhelut ja ääniviestit ovat mainio tapa pitää yhteyttä ulkomaisiin kumppaneihin prosessin edetessä. Pienet asiat hoituvat näitä kanavia pitkin todella vikkelästi. Viralliset ja sopimuksiin liittyvät asiat tulee kuitenkin kaikki käydä läpi sähköpostitse. Mikäli niistä keskustellaan puhelimessa tai etäpalaverissa, tulee aina laatia muistio jonka kaikki osapuolet kuittaavat hyväksytyksi.
Kaikki yhteistyö sujuu luontevasti, kun toimijoiden välillä vallitsee luottamus. Sen rakentamiseen kannattaa panostaa aikaa ja huolellisuutta. The Days-projektin toteutuneet kiertueet Iso-Britanniaan ja Kanadaan ovat osoitus siitä, miten taiteilijoiden pitkäjänteinen työ sekä yhteyksien aktiivinen luominen ja ylläpito vuosien varrella kantavat nyt hedelmää.
Luottamus valaa perustan kansainväliselle yhteistyölle, mutta kiertäminen ulkomailla on harvoin mahdollista ilman ulkopuolista rahoitusta. The Days -projektin kevään ja kesän 2022 kiertueet olisivat jääneet toteutumatta ilman työryhmälle myönnettyjä apurahoja kuten Suomen kulttuurirahaston liikkuvuusapurahaa, Suomen Britannian- ja Irlannin-instituutin myöntämää TelepART-tukea ja Taiteen edistämiskeskuksen myöntämää liikkuvuustukea Kanadaan osana Nordic Bridges -hanketta.
Kannattaako vaiko eikö?
Kansainväliseen työhön ryhtymistä ei pidä arkailla. Lähtökohtaisesti kuka tahansa voi toimia kansainvälisissä verkostoissa, projekteissa ja hankkeissa. Harkittavaksi tulee, onko se taloudellisesti ja työn organisoinnin, kuten ajankäytön kannalta mahdollista, sekä toimintana sellaista, johon strategisesti haluaa panostaa. Organisaatiolla on erilaiset taloudelliset lähtökohdat ryhtyä vastaavaan toimeen kuin yksittäisillä taiteilijoilla, joiden matkakassa on monesti löydyttävä omasta pussista.
Kansainvälinen toiminta vaatii kielitaitoa ja organisointikykyä. On myös eduksi omata kyky sietää epävarmuutta, asioiden hidasta etenemistä ja keskeneräisyyttä. Yleisesti ottaen jonkinlaisesta projektinhallintakokemuksesta on hyötyä. Aikaero kumppaneihin, erilaisten toimintakulttuurien ymmärtäminen sekä muut päälle painavat työt kysyvät nekin kärsivällisyyttä. Vieraalla kielellä työskentely kuormittaa pääkoppaa, eli ei pidä ihmetellä työn lomassa tuntemaansa uupumusta.
LTA:n toiminta taustaorganisaationa vapaan kentän tanssitaiteilijoiden kiertueille antoi työryhmälle henkistä tilaa keskittyä kiertueisiin valmistautumiseen ja esitysten hoitamiseen kohteissa. Työn määrää se ei kuitenkaan työryhmältä konkreettisesti vähentänyt. Ennen kiertueita laadittiin lukuisia eri dokumentteja mm. työryhmän ja taustaorganisaation väliset sopimukset, yksityiskohtaiset kiertueaikataulut siirtymisineen, vastuut paikan päällä, koronaohjeistusta ja yleisiä turvallisuusohjeita ja niin edelleen.
Lähtökohtaisesti kuka tahansa voi toimia kansainvälisissä verkostoissa, projekteissa ja hankkeissa.
Kattavasta valmistautumisesta huolimatta todettiin, että tuottaja olisi hyvä olla mukana matkassa. Vieraassa paikassa ajaminen ja suunnistaminen sekä uusien esiintymistilojen ja fasiliteettien haltuun ottaminen on iso urakka taiteilijoille, joiden pitää pystyä kaiken muun lisäksi ja ohella esiintymään, lepäämään ja palautumaan. Mukana oleva tuottaja voisi huolehtia käytännön asioista ja tukitoimista kiertueen aikana. Taustaorganisaation kannattaa varata tähän budjetissa tilaa.
Esiintymistilat ovat kärsineet pandemiavuosista samalla tavalla ulkomailla kuin täällä Suomessa. Katsojat liikkuvat verkkaisesti, eikä ole takeita täysimääräisistä lippukassatuloista. Ulkomailla kiertäessä on huomioitava myös välipäivät palautumiseen ja ylimääräinen aika siirtymisiin keikkakohteiden välillä. Aikaa, josta harvemmin maksetaan erikseen. The Days-kiertueiden osalta työryhmällä oli käytettävissään kiertueisiin myönnettyä kertaluontoista apurahaa matkustus- ja majoituskustannuksiin. LTA osallistui taiteilijoiden palkkakustannuksiin esityspäiviltä ja osoitti palvelukoordinaattorin työpanoksen kiertueiden valmisteluun. Esityksistä laskutettiin ennalta sovitut esityskorvaukset ja päivärahoja kultakin venuelta. Muutaman pienemmän venuen kanssa tehtiin sopimukset lipputulojen laskuttamisesta 70% osuudella. Osa esityksen tilaajista tarjosi myös majoituksen ja järjesti osan kulkemisista paikan päällä.
The Days-projektin työryhmän kuulumiset kiertueen aikana ja sen jälkeen osoittivat, että ulkomailla kiertäminen on jotain aivan ainutlaatuista. Fyysisesti raskasta ja henkisesti kuormittavaa, mutta samaan aikaan aivan fantastista, itkettävän ihanaa ja erityistä, uusia kokemuksia, uusia mahdollisuuksia, upeita muistoja ja unohtumattomia hetkiä. Se on myös työllisyyttä ja pituutta teoksen elinkaareen. Näitä asioita on vaikea mitata rahassa.
Jos kaiken kv-toimintaan käytetyn työajan laskee rahassa, tullee huomaamaan, ettei toiminta ole varsinaisesti mikään rahasampo, ainakaan alkuvaiheessa. Mutta kansainvälistymisestä on etunsa. Toimiessamme uskottavasti ulkomailla, vahvistamme asemaamme luotettuna kumppanina myös täällä kotimaassa. Alueemme taiteilijoille tulee aika ajoin kiinnityksiä ulkomaille ja on tärkeää, että aluekeskus pystyy organisaationa tukemaan heitä myös näissä prosesseissa. Itselleni työntekijänä oli merkityksellistä, että oma organisaatio oli avoin kansainvälistymiselle ja pääsin työskentelemään asian parissa, joka minua todella kiinnostaa.
Hyvä muistaa kansainvälistyessä
Käytä aikaa toisen kulttuurin tapojen tutkiskeluun; jos et ole niistä perillä niin kiinnitä huomioita muodollisuuksiin. Ota ensikontakti esittäytyäksesi, älä puhuaksesi vielä varsinaista asiaa.
Muista kohteliaat viestin aloitukset ja lopetukset. Varaa reilusti aikaa kommunikaatiolle ja tapaamisille, tapahtuvat ne sitten verkossa tai paikan päällä.
Varaudu aikataulumuutoksiin ja viivästyksiin.
Mitään sopimusta ei tule allekirjoittaa, jos jokin kohta tuntuu epävarmalta.