Whatsappin käyttö työpaikkojen sisäisenä viestintäkanavana on lisääntynyt ja Temeen on tullut kysymyksiä aiheeseen liittyen. Whatsapp on kätevä väline, koska sillä tavoittaa samanaikaisesti useita ihmisiä. Monilla sovellus on jo valmiiksi käytössä, joten käyttöön ei tarvitse perehdyttää.
Jäsenen yhteydenotto muutama kuukausi sitten kuitenkin paljasti, ettei Whatsappin käyttöä työpaikoilla aina hallita ja linjata työnantajan toimesta. Esimerkiksi elokuva- tai tv-tuotannon alkaessa saatetaan perustaa useitakin ryhmiä viestintää helpottamaan eri tiimien ja työryhmän kesken. Ryhmissä saatetaan jakaa hyvin arkaluonteista tietoa tuotannoista. Ryhmissä viestitään työajan ulkopuolella niin iltaisin kuin viikonloppuisinkin ja harva uskaltaa olla eri mieltä, vaikka toiminta häiritsisi.
Työpaikan Whatsapp-ryhmää ei tarvitse lukea vapaa-aikana
Perustaessaan Whatsapp-ryhmän työnantajalla on velvollisuus kertoa ja rajata ryhmän käyttötarkoitus. Työntekijän ei tarvitse lukea työpaikan viestintäkanavaa vapaa-aikanaan. Jos työhön ei kuulu varallaoloa ja siitä maksettavaa korvausta, ei työntekijällä ole velvollisuutta olla työnantajan käytettävissä vapaa-aikana tai reagoida silloin työnantajan mahdollisiin muutoksiin tai ilmoituksiin. Työntekijällä on oikeus keskeytymättömään vapaa-aikaan.
Työntekijä mahdollisesti käyttää Whatsappia omasta puhelimestaan myös omaan henkilökohtaiseen viestintään. Kun työnantajan perustamaan ryhmään kilahtaa viesti vapaa-aikana, voi olla vaikeaa jättää reagoimatta tai lukematta. Toisin on työsähköpostin kanssa, jonka voi jättää avaamatta.
Työntekijällä ei ole velvollisuutta olla työnantajan käytettävissä vapaa-aikana tai reagoida silloin työnantajan mahdollisiin muutoksiin tai ilmoituksiin.
Whatsappin käyttö vaatii työpaikalla selkeät pelisäännöt
Whatsappin käytöstä tulee luoda selkeät pelisäännöt työpaikalle yhdessä työntekijöiden kanssa ja työnantajan tulee tuntea vastuunsa Whatsappin kautta tapahtuvasta viestinnässä. Työnantajan tulee linjata, milloin Whatsapp -ryhmässä viestitään. Virka-aikana tehtävässä työssä voidaan sopia, että Whatsappilla viestitään vain työaikana esimerkiksi kello kahdeksan ja viiden välillä. Vuorotyötä tehdessä työnantaja voi kehottaa työntekijöitään sulkemaan kanavan heidän vapaa-aikanaan tai tarjota työpuhelimen, jonka voi jättää työpaikalle tai sulkea puhelimen.
Työnantaja ei voi velvoittaa työntekijää olemaan työpaikan Whatsapp-ryhmässä henkilökohtaisella numerollaan. Whatsappissa kaikki näkevät toistensa puhelinnumerot, eikä kenenkään tarvitse antaa omaa henkilökohtaista puhelinnumeroaan tuollaiseen jakoon.
Whatsappin tietoturvassa on aukkoja
Whatsapp on myös ongelmallinen tietoturvariskien kannalta. Kanavassa ei tulisi jakaa tietoa, jossa on esim. henkilörekisterin muodostavaa tietoa. Työantajan velvollisuus on pohtia tietoturva kuntoon. Jos työnantaja lähettää luottamuksellista tietoa Whatsappissa ja työntekijän puhelin joutuu vääriin käsiin, ei ongelma ole yksinomaan työntekijän. Työnantajan pitää päättää mitä tietoa välitetään, missä, milloin, kuinka pitkä elinkaari sillä on ja miten se poistuu.
Työ hiipii helposti vapaa-ajalle, mutta aktiivisilla toimilla tämä voidaan estää. Elämä kun on kokonaisuus, josta työelämä on vain yksi osa.
